Analitik Yaklaşımla Sevkiyatlarda Uygun Doluluk Hesabı

Perakende firmaları genellikle günlük veya belirli periyotlarda depolarından topladıkları ürünleri mağazalarına veya müşterilerine sevk ederler. Bu sevk işlemini kendileri yapabileceği gibi üçüncü parti (third party) lojistik firmalarıyla anlaşarak da yapabilirler. Burada maliyetler, firmaların yaşamlarını sürdürebilmeleri için kritik öneme sahiptir. Üçüncü parti lojistik firmalarıyla anlaşma yapan firmalar, ürünlerinin gönderim koşullarını çok iyi belirlemek zorundadırlar.

Bu yazı, bir perakende firmasının yapacak olduğu günlük sevkiyatlarını üçüncü parti lojistik firmasıyla gönderme şartlarına analitik bir yaklaşımı konu almaktadır.

Bu yaklaşıma konu olan şart, firmanın günlük sevk edeceği koli sayısı miktarına göre lojistik firmasının göndereceği araç türünün ne kadarının doldurulacağına yöneliktir. Bir diğer deyişle, lojistik firmasının araç türü olarak tır göndereceği varsayımı altında, firmanın ortalama günlük gönderisinin bu tırın kapasitesinin ne kadarını işgal edeceği bulunmak istenmektedir.

Bunun nedeni, lojistik firmasının yapmış olduğu diğer anlaşmalarla o tırı maksimum dolulukta göndermek istemesidir. Burada lojistik firması, ilgili firmadan ortalama gönderim miktarı olarak bir söz ister ve bu söze göre anlaşma imzalanır. Firma bu verdiği söz (günlük göndereceği ortalama koli sayısı vb.) ile lojistik firmasına ödeme yapar. Örneğin; bir tırın kapasitesi 900 koli (60 cm*40 cm*40 cm ebadında) olduğu durumda, X firması günlük ortalama 450 koli göndereceğini söz vermiş ise tırın %50’ini dolduracağım sözünü vermiştir.

Bu durumda, eğer firma bir gün 300 koli gönderirse, anlaşma gereği 450 kolilik para öder. Burada, 150 koli boşa para ödemiş olur.

Buna ceza miktarı denilebilir. Bu yazı, ceza miktarını minimum seviyeye çekecek başa baş analizini kullanan bir metodolojik yaklaşım gerçekleştirmiştir. Bu yaklaşım tek bir rotaya ait gönderiler için geçerlidir. Bu şekilde tanımlanan bu problemin çözüm yaklaşımı aşağıda detaylandırılmıştır.

Çözüm Yaklaşımı

Bu yazının temel aldığı firma, bir perakende firması olup tekstil ürünleri satmaktadır. Burada önerilecek çözüm yaklaşımı firmanın özelliklerine ve ürünlerine göre değişim gösterebilir. Anlatılan çözüm yaklaşımı tekstil ürünleri satan firmalar için genelleştirilebilir. Bu yazı kapsamına alınan firmanın yaptığı gönderiler 60 cm*40 cm*40 cm ebadında kolilerden oluşur ve gönderiler sadece Ege Bölgesindeki mağazalara gider. Ege Bölgesine gönderilenler tek bir rota olarak planlanır. Firma, İstanbul’da bulunan depodan alınan kolilerin Ege Bölgesine günlük gönderim üzerine lojistik firmasıyla anlaşma yapmak istemektedir.

Tekstil firması konu alındığından ilk olarak, firmanın günlük koli gönderimleri mevsimsel olarak eşit sayıda olamayabileceği düşünülmelidir.

Bunun nedeni, kışın gönderilen koli sayısıyla yazın gönderiler arasında farklılık olmasıdır. Takdir edileceği üzere, sonbahar & kış ürünlerine ait ürünlerin hacmi, ilkbahar & yaz ürünlerinkinden daha büyüktür ve dolayısıyla aynı miktarda gönderim için daha fazla koli gönderilmesine ihtiyaç vardır. Örneğin 20 adet bir montu her koliye dört adet sığdığı durumda beş koli ile gönderirken, aynı miktarda yazlık kısa kollu bir gömleği tek kolide gönderebilirsiniz. Bu yüzden lojistik firmasıyla mevsimsel anlaşma yapılmalıdır.

Lojistik firmasına söz verilecek koli sayısı miktarı için literatürde başa baş analiz (breakeven point analysis) olarak bilinen yöntemden yararlanılır.

Bu firma için sonbahar-kış ve ilkbahar-yaz olmak üzere iki farklı başa baş denklemi kurulur. Denkleme geçmeden önce kısa bir başa baş noktası tanımı yapmakta fayda var.

Başa baş noktası, giderlerin ve gelirlerin eşit olduğu noktayı temsil etmektedir.

Giderlerin bir tarafta gelirlerin ise diğer tarafta olduğu denklemin çözümü sonrasında elde edilen başa baş noktasında net kayıp veya kazanç yoktur. Bu tanım ile yukarıda ifade edilen problemin çözümüne nasıl uygulanacağını aşama aşama belirleyebiliriz. Tanım gereği gider girdilerinin ve gelir girdilerinin belirlenmesi gerekir.

Gider Girdileri

Gider girdileri; lojistik aracının desi ve koli kapasitesi, firmanın mevsimsel gönderdiği kolilerin içindeki ortalama ürün adedi ve desi maliyetidir. Buradaki desi kavramı lojistik gönderilerde kullanılan bir hacim ölçü birimidir. Lojistik aracının koli kapasitesi 900 koli ve desi kapasitesi 30.000 desi olduğu varsayılmıştır. Desi başına maliyetin 1 TL ve kış ve yaz için ortalama koli içi ürün adedinin sırasıyla 25 ve 50 olduğu varsayılmıştır. Buradan hareketle aracı tam doldurma halinde toplam maliyet ve mevsimsel gönderilen ortalama miktar aşağıdaki denklemler yardımı ile hesaplanır.

Bu hesaplanan değerler, denklemin gider tarafını ifade eder. Şimdi, denklemin gelir tarafına ait girdileri tanımlayalım ve bu değerler ile başa baş noktasını bulalım.

Gelir Girdileri

Mevsimsel olarak ürün fiyatları değişkenlik gösterdiği için mevsimsel bir ürünün ortalama birim brüt karı dikkate alınır. Yaz ve kış mevsimine ait ortalama brüt karlar sırasıyla 50 ve 60 TL olarak alındı. Böylelikle, toplam maliyetin, gönderilen ürünlerden kaç tane satılmasıyla karşılanacağı yani başa baş ürün adedi bulunur. Aşağıdaki denklemler ile mevsimsel başa baş ürün adetleri bulunur.

Görüldüğü üzere, tırın tam dolu halde gönderildiği durumda yaz ve kış için 600 ve 500 adet satması ile gönderi maliyetini karşıladığı görülür. Burada kritik bir soru ortaya çıkmaktadır. Gönderilerin günlük olduğu bilindiğine göre her gün bu kadar ürün satılması için mağazalarda ne kadar stok tutulmalı? Bilindiği üzere tekstil mağazalarında bir modele ait ürünler farklı bedenlerde (S, M, L vb.) müşterilerin beğenisine sunulur.

Bu yüzden bir modelden tutulması gereken anlık stok, beden seviyesi ve müşteriye çeşit sunma kaygısı dikkate alındığında sattığı miktarın K katı kadar tahmini olarak tutulur.

Bu yazı kapsamında bu K değeri beş olarak alınmıştır. Öte yandan, lojistik firmasına verilen koliler şu aşamalardan geçtikten sonra müşteriye sunulur. Bugün lojistik firmasına teslim edilen koliler, 1–2 gün içerisinde ilgili mağazalara ulaşılır. Mağazaların depolarında bu koliler stoklanır. Genellikle alarm takma işlemleri mağazalarda yapıldığından bir de alarm takma süreci vardır. Tüm bu sürecin sonunda ürün reyona çıkma seviyesine gelir ve sergilenmeye başlar. Tüm aşamalar dikkate alındığında, firmanın gönderdiğinden bu yana ortalama 4–5 gün sonra ürün reyona konur.

Yani, siz günlük gönderi yaparken beş günlük satışı da düşünmelisiniz çünkü gönderdiğiniz ürünler ancak beş gün sonra sergileniyor.

Kısacası, günlük gönderiler, o anda müşteriye sergilenen miktara eşit olmalıdır. Örneğin; 600 adet ürün satması için günlük gönderilecek stok miktarı 15.000 ürün (600*5*5) olmalıdır. Bir diğer deyişle, bir günde 600 adet, haftada 4.200 adet ya da beş günde 3.000 adet satmak için; 15.000 adet ürünü mağazada sergilemek (stoklamak/müşteriye sunmak) gerekir. Bu bilgi temel alınarak gönderilmesi gereken minimum mevsimsel ürün miktarlar ve koli sayıları aşağıdaki gibi hesaplanır.

Bu bulunan değerler ile toplam araç kapasitesine denk gelen koliler oranlandığında uygun gönderim doluluğu bulunur. Tablo 1’de gönderilmesi gereken minimum koli miktarına göre mevsimsel ortalama araç doluluğu gösterilir.

Yukarıdaki tabloda görüldüğü üzere, yaz mevsimine ait doluluk ile kış mevsimine ait doluluklar farklılaşmaktadır. Bu doluluk hesabında, koli bazlı gidilmiştir. Dolulukları parasal açıdan yorumlayacak olursak; eğer firma hiçbir analiz yapmadan direkt %60 dolulukla ilgili firmayla anlaşsaydı, yazın %26,7 ve kışın %4,4 doluluğa tekabül eden ceza miktarı ödeyecekti. Yazının başında verdiğim tır kapasitesi üzerinden günlük ne kadarlık bir ceza miktarını olacağını Tablo 2’de gösterilen Anlaşma Tipi 1 (%60 sabit doluluk) ve Anlaşma Tipi 2’yi (analitik yaklaşımla elde edilen doluluk oranları) baz alarak hesaplayabiliriz. Maliyet hesabı için basit bir hesapla 1 kolinin yaklaşık 33 desi (30.000 desi/900 koli) olduğu bulunur.

Yılın yarısı yaz yarısı kış olduğu varsayımı altında, günlük beklenen ek maliyet 4.618,35 TL olur. Firmaya yıllık ek maliyeti ise yaklaşık 1,6 milyon TL’dir. Bu açıdan bakıldığında analitik yaklaşımların ne kadar değerli olduğu anlaşılıyor.

Sonuç

Bu yazı, bir tekstil firmasının Ege Bölgesine yapılan günlük sevkiyatlarında, üçüncü parti bir lojistik firmasıyla hangi doluluk seviyesinde anlaşma yapacağına analitik bir yaklaşım sunmuştur. Burada karar vericilere bir bakış açısı sağlayan bu yaklaşım, lojistik firmasıyla yapılacak anlaşmayı değerlendirmeyi sağlayan girdilerinden biridir. Bu analitik yaklaşım yazı içerisinde belirtilen varsayımlar altında gerçekleştirilmiştir. Bu yaklaşım firma ve sektör bazlı değişkenlik göstereceği gibi farklı bir parametre dahil edilerek de genişletilebilir. Bu yazı, “Tedarik Zincirinde Optimizasyon Yöntemlerinin Faydası” yazımda da olduğu gibi edinilen teorik bilgileri, pratik uygulamaya uyarlama yönünde yaklaşım sunarak perakende analitiğinde çalışan uzmanlara ve analitik alanında çalışmak isteyen öğrencilere bir farkındalık sağlar.

Teorik olarak anlatılan her bir konunun (başa baş analizi vb.) sektörde uygulanacağı pek çok alan vardır.

Teorik edinimlerimizi pratik uygulamaya dönüştürebileceğimiz yeni yazılar yazmak dileğimle yazıma burada son veriyorum.

Şükrü İMRE

Analytics Specialist & Optimization

Ph. D. (cand.) Istanbul Technical University